Politica Globală Anti-Mită a Vantage Towers
Autorul politicii: Christian Sommer
Promotorul politicii: Andrew Binnie - Ofițer Conformitate Senior
Versiune: 1.0
Data: 12.11.2020
Obiectiv / risc:
Prezenta politică se referă la riscul care se produce atunci când încălcarea unor legi anti-mită aplicabile (inclusiv neprevenirea dării de mită) are ca rezultat prejudicierea reputației și pedepse severe, inclusiv amenzi și închisoare.
Scopul acestui document este acela de a furniza reguli clare și consistente în vederea prevenirii faptelor de mituire activă și pasivă, ca parte a programului global anti-mită a Vantage Towers Group.
Cerințele acestei Politici Standard demonstrează toleranța zero a Vantage Towers față de mită.
Sfera de aplicare
Vantage Towers Group
Prezenta politică se aplică pentru Vantage Towers GmbH, CTHC B.V. și toate filialele, inclusiv companiile și societățile pe acțiuni în care Vantage Towers GmbH deține o participație, directă sau indirectă, ce depășește 50% sau controlul managerial (în continuare „Vantage Towers Group”)
Servicii:
În afara cazului în care se specifică altfel, politica se aplică tuturor serviciilor furnizate în legătură cu accesul și folosirea infrastructurii de rețea mobilă pasivă și toate serviciile conexe, inclusiv servicii de închiriere și colocație, planificare și management, dar și servicii de operare și întreținere.
Oameni:
Prezenta politică se aplică tutoror angajaților și contractorilor aparținând Vantage Towers Group.
Furnizori:
Prezenta politică nu se aplică furnizorilor. Politicile furnizorilor sunt delimitate aici.
Mai multe informații ?
A se vedea Cadrul de Respectare a Politicii.
Respectarea politicii este monitorizată și revizuită de organismele guvernamentale competente. Orice încălcare a acesteia va fi tratată ca o abatere disciplinară gravă și poate fi supusă măsurilor disciplinare.
Sumar
1. Principiile politicii
1.1 Definiții
1.2 Conduită inacceptabilă
1.3 Cadouri și ospitalitate
1.4 Sponsorizare
1.5 Folosirea reprezentanților externi ai grupurilor de interese
1.6 Mass-media și publicitate
2. Controlul politicii și rezultatele necesare pentru respectare
2.1 Procedurile de prevenire a dării de mită
2.2 Raportarea incidentelor și denunțarea iregularităților
3. Roluri și responsabilități
3.1 Autorul politicii
3.2 Promotorul politicii
3.3 Directori Executivi pe piața locală
4. Excepții
5. Documente doveditoare
6. Versiuni anterioare
1. Principiile politicii
1.1 Definiții
„Organizație Aprobată” înseamnă o organizație caritabilă (sau o organizație care este scutită de înregistrare conform legilor locale, organizație non-guvernamentală non-profit de renume internațional, agenție ONU, instituție de învățământ (cu excepția instituțiilor de stat care asigură publicului învățământul obligatoriu) și consultanți profesionali, consultanți sau terți ale căror produse, servicii sau consultanță sunt necesare pentru conducerea Fundației Locale.
„Mită” înseamnă darea sau luarea ori acceptul de a da sau de a lua o recompensă necuvenită, care poate fi financiară sau orice alt fel de recompensă, pentru a influența comportamentul cuiva în afaceri sau guvern în vederea obținerii sau păstrării unui avantaj în mod necorespunzător de către acesta.
„Plăți în vederea obținerii de facilități” sunt plățile neoficiale care au ca scop să-i determine pe funcționari să efectueze sau să accelereze funcțiile de rutină pe care aceștia sunt oricum obligați să le execute. Acestea sunt adesea plătite pe lângă un comision oficial și implică de obicei sume relativ mici de bani.
„Cadou” înseamnă orice obiect de valoare dat unui terț / primit de către un terț. Câteva exemple ar fi articole de marcă (calendare, stilouri), o sticlă de vin, un telefon (care nu este folosit pentru testare sau demonstrație), un coș sau tratații de festivități, bilete la evenimente fără gazdă și construirea de relații corporatiste (de exemplu, vi se dă bilete la un concert fără un terț gazdă care să se ocupe de dvs. pentru construirea de relații).
„Ospitalitate” are o definiție mai largă, este acompaniată întotdeauna (găzduită de către un terț sau oferită unui terț) și are ca scop construirea de relații corporatiste. Include mese (micul dejun, prânz sau cină), evenimente (de exemplu, bilete la un eveniment sportiv, concert sau conferință), băuturi sau alte situații similare.
„Eveniment intern” înseamnă orice eveniment organizat doar pentru angajații Vantage Towers, incluzând zile de strategie, Crăciun sau petreceri de vară și întâlniri de echipă.
„Reprezentant extern al grupurilor de interese” este orice companie externă sau persoane fizice externe / consultanți care fac cunoscute, în numele Vantage Towers sau alături de angajații Vantage Towers, opiniile Vantage Towers, pozițiile referitoare la politicile sale sau propunerile de reglementare (formal sau informal), Funcționarilor Publici sau factoriilor de decizie (de exemplu, „susținere”), inclusiv persoane care fac lobby angajate în susținerea politicii directe sau indirecte, precum și companii care au rol de informare sau de aranjare a întâlnirilor în numele nostru cu Funcționari Publici ce participă la activități de lobby întreprinse de angajații Vantage Towers sau sunt complementari la acestea.
„Funcționar Public” înseamnă orice funcționar (ales sau numit) sau angajat al unui departament guvernamental care deține un post legislativ, judiciar sau administrativ de orice fel, chiar în mod provizoriu, inclusiv funcții publice în orice ramură a guvernului național sau a administrației locale sau municipale/regionale sau orice agenție publică sau întreprindere publică sau instituție privată controlată de Stat ori orice funcționar sau agent al unei organizații internaționale publice, precum ONU sau Banca Mondială.
„Persoană cu influență pe rețelele sociale” este un utilizator al rețelelor sociale care are o credibilitate consacrată într-un anumit sector. O persoană cu influență pe rețelele sociale are acces la un public mai larg și îi poate convinge pe alții în virtutea autenticității lor și a influenței pe care o exercită.
„Sponsorizări” se referă la susținerea unui eveniment, a unei inițiative sau organizații prin oferirea de resurse financiare, bunuri și/sau alte resurse, în schimbul anumitor beneficii comerciale. Sponsorizările pot avea și ele un aspect caritabil.
„Reprezentant” este orice persoană care acționează în numele Vantage Towers în orice calitate, inclusiv furnizori, vânzători, consultanți, reprezentați externi, etc., inclusiv orice companie externă sau persoană fizică care se angajează în numele Vantage Towers în relații cu autoritățile publice în orice ramură a guvernului național sau a administrației locale sau municipale/regionale sau cu orice Funcționar Public. Câteva exemple sunt cererile de permise „right-to-dig”, cereri de viză, autorizații de desfășurare a activităților de vânzare cu amănuntul, etc.
1.2 Conduită inacceptabilă
Codul nostru de Conduită indică în mod clar toleranța zero a Vantage Group Towers față de orice formă de mită. Mai jos sunt exemple de comportament ce ar putea constitui o infracțiune conform legilor anti-mită.
a) Oferirea unei mite
Angajații sau reprezentanții, indiferent dacă în mod direct sau indirect, nu trebuie să ofere, să promită sau să dea bani ori obiecte de valoare (inclusiv un avantaj financiar sau de altă natură) unui alt individ din sectorul public sau privat pentru a influența acea persoană să acționeze incorect sau pentru a răsplăti acea acțiune incorectă. Mai concret, angajații sau Reprezentanții nu trebuie să facă o ofertă, promisiune sau plată chiar dacă aceasta este:
- i) făcută indirect sau prin intermediul unui terț;
- ii) considerată parte a relațiilor normale de afaceri cu o anumită țară;
- iii) sugerată inițial de cealaltă persoană; sau
- iv) o plată de facilitare.
Singura excepție este atunci când siguranța personală a unui angajat sau reprezentant este în pericol. În acest caz, dacă se face o plată sub constrângere, incidentul trebuie să fie raportat în cel mai scurt posibil la Promotorul Politicii.
b) Acceptarea unei mite
Angajații sau Reprezentanții, indiferent dacă în mod direct sau indirect, nu trebuie să pretindă, să primească sau să accepte bani, lucruri de valoare sau orice fel de avantaj, pentru a încuraja sau răsplăti efectuarea sau funcționarea necorespunzătoare a unei activități.
c) Mituirea unui Funcționar Public
Angajații sau Reprezentanții, indiferent dacă în mod direct sau indirect, nu trebuie să ofere, promită sau să dea avantaje, inclusiv plăți de facilitare, unui Funcționar Public sau unei alte persoane la cererea acelui Funcționar Public pentru a influența Funcționarul Public în vederea obținerii sau păstrării unei afaceri sau a altui avantaj în decursul desfășurării afacerii. Angajații sau Reprezentanții nu trebuie să plătească nicio persoană atunci când se știe sau se bănuiește că plata sau o parte din acea plată va fi dată unui Funcționar Public pentru a-l ajuta să obțină sau să păstreze o afacere sau orice alt beneficiu.
d) Obligația de denunțare a iregularităților
Este datoria furnizorilor, contractanților, partenerilor de afaceri și angajaților de a raporta orice încălcare a
Codului de Conduită, inclusiv anti-mită în conformitate cu această politică.
1.3 Cadouri și Ospitalitate
Pe lângă cerințele politicii de mai jos, există praguri financiare globale și procese de aprobare ce trebuie să fie respectate înainte de a da sau de a primi cadouri sau ospitalitate:
| Articol | Regulă |
|---|---|
| Cadouri particulare sau ospitalitate |
|
| Cadouri sau ospitalitate oferite Funcționarilor Publici |
|
| Evenimente corporatiste |
|
Dacă se aplică limite financiare inferioare conform legilor locale aplicabile, se va implementa o politică locală de către Vantage Towers pentru a aborda aceste cerințe legale locale.
Toate cadourile și ospitalitatea ce sunt oferite și acceptate peste aceste praguri financiare trebuie să fie înregistrate în timp util în registrul nostru de cadouri și ospitalitate.
Invitațiile și cadourile refuzate trebuie de asemenea înregistrate în cazurile în care angajații sau managerul acestora consideră necesar să le refuze pentru a respecta orice aspect al acestei Politici Standard (de exemplu, dacă au fost refuzate din cauză că exista o ofertă de licitație în curs sau fiindcă consideră invitația inadecvată).
a) Cerințele politicii referitoare la cadouri și ospitalitate
Interzicem cu strictețe angajaților sau reprezentanților:
- i) să solicite sau să ceară cadouri sau ospitalitate în orice moment
- ii) ofere sau accepte bani sau echivalente în bani (inclusiv vouchere de cadouri), și
- iii) să ofere sau să accepte cadouri sau ospitalitate în timpul negocierilor contractuale sau al unui proces de licitație ori dacă sunt conștienți de faptul că unul este iminent fie cu un furnizor ori cu un client.
Cadourile sau ospitalitatea corporatistă trebuie să fie oferite / acceptate doar atunci când este rezonabil, transparent, infrecvent și în scopul construirii unor relații de afaceri (se oferă îndrumări suplimentare). Atunci când există nesiguranță, ofertele, invitațiile sau acceptarea cadourilor sau ospitalității corporatiste de la terți / către terți trebuie să fie refuzate sau returnate către terț.
Este important ca darurile sau ospitalitatea să nu influențeze niciodată procesele de luare a deciziilor sau să-i facă pe alții să perceapă o influență. Din acest motiv, angajații care au un rol semnificativ de jucat în procesele de luare a deciziilor pentru furnizori, inclusiv angajații din Managementul Lanțului de Aprovizionare, trebuie să respingă sau să returneze în principiu toate cadourile în afară de cele de valoare mică, articolele de marcă sau consumabile de valoare mică, precum ciocolata.
Cadourile și ospitalitatea care sunt frecvente și repetitive, indiferent de cantitate, trebuie să fie evitate. Plata cadourilor și ospitalității personal pentru a evita raportarea sau obținerea aprobării este inadecvată și strict interzisă.
b) Cadouri și ospitalitate pentru Funcționarii Publici
Cu privire la relațiile de afaceri cu Funcționarii Publici, se aplică restricții suplimentare. Persoana care solicită aprobarea are responsabilitatea de a se asigura că cheltuielile propuse sunt permise conform legilor locale sau regulilor ce guvernează acceptarea cadourilor corporatiste sau a ospitalității de Funcționarii Publici și se încadrează în toate regulile aplicabile, inclusiv valoarea monetară.
Contribuții politice
Vantage Towers menține o politică de a nu contribui din punct de vedere financiar pentru a sprijini partidele politice sau politicienii individuali. Aceasta include banii sau contribuțiile în natură precum și orice altă formă de sprijin financiar.
c) Cadouri și ospitalitate referitoare la mass-media
Orice formă de plată în numerar sau echivalent de numerar (precum voucherele de cadouri) către membrii ai mass-media sau bloggeri este interzisă în mod expres, indiferent de scop.
În cazul în care Vantage Towers intenționează să plătească sau să deconteze cheltuieli de călătorie sau ospitalitate (de exemplu, pentru a participa la lansări de produse în cadrul pieței în chestiune), cheltuielile asociate trebuie să fie:
- i) rezonabile și proporționale;
- ii) prezentate în scris;
- iii) însoțite de chitanțe; și
- iv) achitate prin mecanisme standard de plată și nu în numerar sau echivalent de numerar.
Vantage Towers nu trebuie să se ofere să plătească sau să ramburseze (fie parțial ori în întregime) costurile de ospitalitate sau călătorii internaționale suportate de mass-media sau bloggeri (de exemplu, pentru a participa la un eveniment Vantage Towers în altă țară) fără aprobarea scrisă în prealabil a Consiliului General al Grupului. Odată ce au fost aprobate de Consiliul General al Grupului, ofertele de călătorie și ospitalitate internațională pentru mass-media și bloggeri trebuie să se conformeze celor mai recente politici privitoare la călătorie și cazare la hotel.
d) Evenimente interne - folosirea finanțării externe sau a suportului de marketing
Această secțiune a politicii arată în mod clar când Vantage Towers poate accepta sprijin financiar de la furnizori în legătură cu evenimentele. Vantage Towers Group se obligă să asigure în permanență transparența interacțiunilor noastre cu furnizorii. Nu acceptăm și nu cerem niciodată ceva care va influența procesele de luare a deciziilor în afaceri sau care îi face pe ceilalți să perceapă o influență.
Din acest motiv, este interzis ca un furnizor să sponsorizeze sau să finanțeze un eveniment intern Vantage Towers (eveniment organizat în primul rând doar pentru angajații Vantage Towers Group, ca de exemplu o petrecere de Crăciun). Acest lucru nu se aplică evenimentelor organizate pentru clienți, dar la care participă și angajați, precum:
- i) eveniment la care se discută sau se lansează o propunere de afaceri care a fost dezvoltată împreună cu un furnizor; sau
- ii) eveniment care implică informarea sau instruirea personalului Vantage Towers cu privire la noile produse și servicii oferite de furnizori externi.
1.4 Sponsorizare
Orice plăți pentru sponsorizarea unor evenimente și inițiative în vederea prezentării mărcilor, inclusiv drepturile de prezentare a mărcilor și costurile de publicitate, dezvoltarea afacerilor sau sprijin comunitar local, trebuie să fie oferite cu transparență și în conformitate cu principiile indicate în această politică standard. Sponsorizarea nu trebuie să fie oferită unei părți cu care ne aflăm în negocieri contractuale sau proces de licitație sau dacă știm că acestea sunt iminente.
Toate evenimentele sau inițiativele pentru care sponsorizarea, drepturile de prezentare a mărcilor și costurile de publicitate sunt oferite trebuie să fie:
- a) solicitate în mod deschis;
- b) permise de toate legile aplicabile;
- c) în conformitate cu Delegarea Autorității noastre;
- d) în linie cu directivele noastre privitoare la Comunicările de Marketing și Marcă;
- e) aprobate de Directorul Afacerilor Externe al Grupului, atunci când sunt legate de orice inițiativă / eveniment condus de către o organizație publică sau organizat de Funcționari Publici sau plătit acestora;
- f) înregistrat în mod corespounzător în registrele contabile ale afacerii;
- g) achitat după finalizarea integrării furnizorului; și
- h) documentat în mod transparent într-un contract, care trebuie să conțină o clauză anti-mită.
Orice evenimente la care Vantage Towers găzduiește terți trebuie de asemenea să respecte cerințele referitoare la cadouri și ospitalitate indicate în această politică.
1.5 Folosirea reprezentanților externi ai grupurilor de interese
Reprezentanții externi trebuie să fie numiți doar de Directorul Afacerilor Externe al Grupului după finalizarea procesului de selecție a furnizorului și o solidă și documentată verificare prealabilă. Verificarea prealabilă trebuie să acopere practicile etice ale acelui Reprezentant extern al grupului de interese și să ia în considerare potențialele conflicte de interese, pentru a asigura legăturile cu funcționarii publici și pentru a evalua riscurile potențiale.
Toți reprezentanții externi ai grupurilor de interese pot fi numiți doar printr-un contract în formă scrisă și în conformitate cu următoarele cerințe:
- a) Contractul este conform politicii privitoare la Delegarea Autorității;
- b) Serviciile ce urmează a fi furnizate sunt documentate în mod exhaustiv și transparent; și
- c) Se fixează o remunerație adecvată (nu excesivă) pentru serviciile menționate mai sus, care sunt considerate adecvate și rezonabile.
1.6 Mass-media și publicitate
Toleranța noastră zero față de mită are o aplicație specifică cu privire la mass-media și bloggeri. Membrii mass-media, bloggeri și alții care-și fac publice opiniile privitoare la Vantage Towers nu trebuie să primească niciodată beneficii de valoare monetară sau comercială pentru a obține recenzii editoriale favorabile (cu excepția reportajelor publicitare menționate mai jos) și/sau pentru a dăuna reputației unui concurent.
Vantage Towers trebuie să ia măsuri specifice pentru a evita influența comercială a mass-mediei.
Cheltuielile publicitare ale Vantage Towers Group nu trebuie folosite niciodată pentru a influența opinia editorială cu privire la produsele, serviciile sau activitățile corporatiste ale Vantage Tower. Vantage Tower Group nu trebuie să amenințe că va retrage publicitatea pentru cei care critică Vantage Tower din punct de vedere editorial și nici nu trebuie să sugereze în vreun fel că hotărârea de a iniția sau de a crește cheltuielile de publicitate cu o anumită publicație depinde de o recenzie mai favorabilă.
2. Controlul politicii și rezultatele necesare pentru respectare
Avem proceduri specifice pentru a preveni darea de mită și pentru a sprijini o cultură etică în cadrul afacerii. Fiecare entitate Vantage Towers are obligația de a stabili și aplica proceduri de conformare eficiente pentru a preveni mita, în conformitate cu principiile de mai jos. Aceste proceduri trebuie să fie proporționale și pe măsura riscului de mituire pe fiecare piață locală.
2.1 Procedurile de prevenire a dării de mită
Cerințele Vantage Towers Group pentru implementarea de proceduri adecvate în vederea prevenirii dării de mită sunt prevăzute în întregime în Matricea de Control a Riscurilor ce stă la baza acestei Politici.
Aceste controale principale sunt prezentate pe scurt mai jos:
- a) Angajament demonstrabil la nivel înalt față de programul de respectare a politicii anti-mită și crearea unei culturi etice în cadrul organizației;
- b) Evaluarea riscurilor în vederea identificării riscurilor specifice a politicii anti-mită în cadrul organizației, pentru a le putea reduce în mod adecvat;
- c) Obligații de diligență și angajament responsabil al terților / furnizorilor prin efectuarea unor proceduri de diligență rezonabile și documentate atunci când se angajează în relații comerciale cu terți;
- d) Comunicarea în mod regulat a politicilor și procedurilor anti-mită către toți angajații și toți furnizorii, contractanții, partenerii în joint venture și partenerii de afaceri;
- e) Instruire regulată pentru toți angajații și persoanele care nu sunt angajate (acolo unde legile locale permit acest lucru). Această instruire trebuie să fie în măsură să abordeze riscurile importante și trebuie să aibă loc față în față;
- f) Programul de inițiere pentru toți angajații trebuie să acopere politica anti-mită a Vantage Towers Global (inclusiv cadouri și ospitalitate); și
- g) Monitorizarea și revizuirea regulată a politicilor și procedurilor anti-mită pentru a asigura în continuare eficiența acestora, inclusiv Evaluarea Riscurilor și activitățile de asigurare relevante.
a) Raportarea respectării politicii
Toate piețele locale Vantage Towers trebuie să respecte cerințele de raportare ale Grupului, cu strictețe, la timp și cu un nivel suficient de detalii și calitate pentru a permite evaluarea eficientă a riscului de mită și a situației curente de implementare a programului anti-mită. Această raportare include (dar nu se limitează la) prezentarea Evaluării Riscului.
b) Ținerea unor registre și evidențe corecte
Vantage Towers Group va ține registre contabile și evidențe care vor reflecta în mod exact și corect toate tranzacțiile și vânzările de bunuri.
Vantage Towers Group va înregistra tranzacțiile în mod detaliat pentru:
- i) a permite clasificarea adecvată a tranzacțiilor în vederea raportării financiare;
- ii) a oferi asigurări rezonabile că tranzacțiile sunt înregistrate pentru a permite întocmirea unor situații financiare în conformitate cu principiile contabile general acceptate; și
- iii) a menține răspunderea în ceea ce privește folosirea tuturor bunurilor.
Toate tranzacțiile trebuie să aibă o justificare de afaceri valabilă, să fie aprobate în linie cu Delegarea Autorității și să aibă la bază documente adecvate care să permită verificarea tranzacțiilor, împreună cu documentația reținută în conformitate cu cerințele de reținere respective.
2.2 Raportarea incidentelor și denunțarea iregularităților
În cazul în care se produce sau se suspectează o încălcare, sau o potențială încălcare a politicii anti-mită, pe orice piață locală Vantage Towers, aceasta trebuie raportată Promotorului Politicii. În mod alternativ, poate fi folosit hotline-ul pentru denunțarea iregularităților. Aceasta include raportarea plăților care sunt făcute sub constrângere atunci când siguranța personală a unui angajat sau a unui reprezentant este în pericol sau persoana se simte amenințată. În acest caz, atunci când se face o plată sub constrângere, incidentul trebuie să fie raportat în cel mai scurt timp posibil la Consiliul General al Grupului.
3. Roluri și responsabilități
3.1 Autorul politicii
- este în cele din urmă responsabil pentru a asigura implementarea, menținerea și monitorizarea unei politici.
3.2 Promotorul politicii
- răspunde în fața autorului politicii pentru conducerea politicii, inclusiv raportarea privitoare la respectarea acesteia.
3.3 Directori Executivi pe piața locală
- au în principal răspunderea de a se asigura că toți cei care lucrează în afacerea lor respectă această politică.
4. Excepții
Atunci când sunt necesare modificări ale politicii anti-mită în vederea respectării prevederilor legale aplicabile locale, Promotorul local al Politicii (numit de directorul executiv local) va întocmi o versiune localizată a politicii globale anti-mită (incluzând cadouri și ospitalitate), va consulta Promotorul Politicii de Grup și ulterior va solicita aprobarea de către directorul executiv al pieței locale.
Toate excepțiile sau abaterile de la această Politică Globală Anti-Mită trebuie să fie aprobate de Promotorul Politicii de Grup.
5. Documente aferente
- a) Codul de Conduită
- b) Delegarea Autorității
- c) Riscul anti-mită și matricea de control
6. Versiuni anterioare
| Versiunea [introduceți numele] |
Data: [ziua/luna/anul] |
Modificări: [document original] |
Alte politici afectate: | Aprobate de către: [nume și funcție] |